スタッフブログ

更新日:2019.05.01 - スタッフブログ

令和元年5月1日

明けましておめでとうございます!!

マネージャーの井上です。

アライブ本社でもある吉祥寺事務所が移転をしました。正式には、令和元年5月1日です。

本社の移転は本当に久しぶりです。(15~16年目?)

もう何十年と引っ越しなんてしたことがなかったので、引っ越しは簡単ではありません。とにかく荷物が多い、多い、多い・・・。

引越しの前準備って大変!!

本社ということもあり、書類関係が山のようにあります。申請書類から、契約書、研修資料など、膨大な量です。大半が処理済みで、棚の奥に置いてあります。だからそのまま忘れられてしまい、過去の書類のファイルが山のようにありました。

今回、特別な指令のもと、1か月に渡る引っ越しまでの長い道のりを記録してみました。

  • 荷物の選別と廃棄

引越しの荷づくりは3月中旬からはじめました。まずは、おむつの処分から。予備のおむつと介護用品のサンプルなど、頂いたものも沢山ありました。

書類の山はシュレッダーや溶解処分へ。それと同時に廃棄処分の箱をどこに置くのか?が結構、大変。通常の業務スペースと、分けなければなりません。

引越し準備は誰かが始めないと、なかなか進みませんが、そこを率先してやってくれたのが事務さんでした。主婦でもあり、引越しの経験も豊富です。荷物スペースの確保から、キッチン用品の整理等、グラス類の梱包なども手早く荷造りをしてくれました。

引越しで大事なことは「捨てること(処分すること)」に他なりません。

潔く、一瞬の直感で判断しないといけません。迷っていては片付かないのです。

ここで、処分してよいものか判断に困るものがでてきます。今回はこんなものが判断に困りました。

1.機械等備品の説明書

2.誰のものかわからない洋服や靴や傘そしてマグカップ

3.懐かしい大昔の社員研修の写真

4.介護関係の書籍

1.に関して、今はネットでも検索できるので、ある程度は破棄してOK。

2.に関してはスタッフ全員に期限を決めて、処分又はもち帰りしてもらう、名乗り出る人がいなければ処分。持ち主が分かれば、名前を書いてもらい段ボールへ。

3.これが一番困る。

さて?退職したスタッフもいますが、若かりし頃の写真なので、段ボールの隅に保管。この手の物は見だしたらなかなか作業がすすまない・・。ああだった、こうだったとひとしきり盛り上がります。

4.介護関係の本は沢山ありますが、技術も名称なども変化しているので、ある程度は処分。

 【痴呆等】というキーワードが出ている本はちょっと古い。

というわけで大半の書類は捨てても問題なさそうと判断。がサッと処分しました。

 

おやつはどうする?問題勃発!!

 

今回の引っ越しで一番問題となったのは、社長から出された指令(?)でした。皆困惑したその指令とは・・・。

・個人の机は置かない(今まで使った机はすべて処分よ!!)

・退社するときはパソコン以外、机に物を置かない!!

 今まで、山のようにあった机の書類が一切置けないという指令。そして、ペン1本、書類1枚さえおかずに机をきれいにして帰る事。「要塞」と揶揄された書類の山を何とかしないといけない事。これが、スタッフを悩ませた課題でした。

机のなかの物は、一体どうしたらいい?

それがみんなの悩みどころでした。そんなに大事な机。

では、「いったい机の中に何が入っているのか?

 

スタッフに聞いたところ、

・筆記用具

・バック

・個人のノート(記録用)

おやつ

・その他

おやつ??

さすが、女性の職場と思うかもしれませんが、ほとんど9割、机の引き出しはおやつ入れとなっていたのです。

仕事のお供、大事なおやつは、ルールもないのに、みんな同じ場所にいれていたのです。手軽に取り出せる位置だからでしょうね。

今回は机の代わりに、個人用の収納ボックスを会社で用意してくれることになりました。また、筆記用具用入れのポーチも支給です。(ペン立て置き禁止、これはありがたいですね)

 

収納ボックスの大きさ、素材、個数をめぐっては、スタッフみんなの意見をききました。

物が多いスタッフもいれば、そんな入れる物はないとクールなスタッフまで様々。

では一体、「会社に何を置いているの?」

またまたこちらもリサーチしてみると、

 

・予備の着替え(雨でぬれたり、援助で汚れたりするとき用)

・入浴セット(入浴介助をするときの着替え)

・寒さ対策のひざ掛け

・援助用のバッグ

・長靴     等・・・やはり女性は荷物が多い。

 

トラブルあり?引っ越し当日

あっという間に当日です。

以前の事務所の真裏のビルの引っ越しなので、引越業者も荷台に乗せて移動。段ボールが次々に運ばれていきます。

段ボールが100個以上はあったと思いますが、みんなで協力し今度は開梱していきます。

何とか当日中におおかた開梱は終りそうです。

新しい机に袖机をセットし、書類をセットしていきます。

 

そんななか、トラブル発生です!!!

 

書類をいれていた、引き出しがひとつない!!

荷物の移動も終わりかけで、引越し屋さんに探してもらいます。

 

「縦長で、引き出しがいっぱいついていて、高さはこれくらいで~」

と言ってもなかなか見つかりません。引越業者も顔面蒼白で探してくださいました。

「これですか~~」

と探してくださったその引き出しには、むなしく「廃棄」と書いてあったそうで、こちらがむしろ恐縮しました・・・(後からあるスタッフが、あたしが書いた・・と告白)

 

新しい事務所紹介!!

引越しから2.3日は動線になれないのと、自分でどこに物を入れたか分からなくなる等私自身はとても落ち着かない日々でした。

使う書類をどこに配置するのがいいのか、まだまだ無駄な動きが多いように思います。

慣れるまでには、まだもう少し時間がかかりそうです。

 

一番の懸念は「荷物を片付けて帰る」

これに関しては、みな言われた通りどこかしらに収納して帰るので、帰社後の机の上は会議室のようにきれいです。

一日の仕事のまとめ=頭を整理するということにつながっているのかもしれませんね。

以前はわたしの机も書類の山でした。でも実際につかっていたのはほんの一部の書類。

あとは大抵、「これを後でやらないとね」というくらいのものを出していただけなので、その日に使わないこともざらにありました。片づければ済む書類が大半だったのです。

ルールが変わるということ

ルールが変わる事に、だんだん年を取ると慣れず、抵抗感がでてきたりします。

でも、一度その流れに乗ってみることも必要だなと最近よく思います。

自分のこれという「価値観」「こだわり」にすがったままだと、今の世の中の流れについていけなくなるような気がします。

携帯からスマホへ、最初は慣れないこともありましたが、今はみんなが使っている。

携帯を使っていたから、スマホの便利さが分かるように、あらゆるものを試してみることも、今を生きる上で必要なのかもしれません。進化論ですね。

  • ルールと周知

さて、新しい事務所に移り新たに業務外のルール決めが必要となりました。

・ゴミ出し

・鍵の開け方と管理

・掃除当番(今まで管理会社が掃除していたので)

・備品の管理等

 

まず、誰がやるのか?、いつやるのか?、どういう方法でやるのか?のとりきめが必要です。

そして、それをすべてのスタッフに周知しないといけませんが、これがまた大変です。上手く伝わっていないと、みんな違う方法でやってしまい、「聞いていない!!」と。

ただ、誰かが決めないと、誰も何もやらなくなるのです。人間はなまける癖がもともとあります。

 

特に掃除当番等はそうかもしれませんし、実際昔は決めてやっていましたが、私個人としては立候補、自主的にやる事が一番かと思っています。(※ここからは個人の見解です)

スタッフは、毎日シフトが違うので、朝は事務所にいないことが多い。

事務所にいるスタッフがやるしかありません。おのずとできるスタッフが決まってくるので、そのスタッフが自主的にやって見せることが一番だと思います。

日本人のよい特徴でもあるかと思いますが、誰かがやっていれば自分がやらないわけにはいかない、そう思ってしまう日本人の特性があります。でもこれは掃除をする本来の目的ではありません。

 

本来掃除をする意味をよく考える事が一番だと思います。

なぜ掃除をするのか?

「事務所にいるスタッフ全てが、気持ちよく仕事ができるため」

それを考えればおのずとやらされるのではなく、やるのだと認識できるのだと思います。

全てのスタッフがそういう気持ちでやってくれるのが一番だと思うのです。

 

何もない事務所で

 先週、引っ越しのあと社長と旧事務所に行きました。

そこにはほこりまみれの絨毯と、なぜかビーチサンダルの片方が落ちていて(笑)なぜ!!!!!

何もない事務所がこんなに広かったのだと改めて思いました。

何十年といた事務所は、スタッフが毎日通って、大変だったことや楽しかったことが沢山詰まっていた事務所だったのだと思います。人がいてこそ活気がある事務所ですが、だれもいないひっそりした事務所はとても静かでおだやかでした。

何もない事務所を歩く社長の後ろ姿がなんとなく、寂し気で少しだけ郷愁の想いにかられました。多分この薄汚れた事務所に引っ越しした当初も活気があったのだと思います。

 

また、新しい事務所でのスタートです。

忙しい毎日が始まっています。

会社から支給された、「筆記用具入れのポーチ」はすでに「おやつ入れにポーチ」に代わったスタッフもいますが、とりあえずは社長に内緒にしておこうと思います・・・。

 




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